Eメールのマナー

先日、メールを送る上でのマナーについての質問を受けました。

簡単に言ってしまえば、手紙やはがきと同じ事なのですが、年配の方は、ネットの世界は分からないと決めつけて、苦手意識ばかりが強くなりマナーを学ばないままにいる。若い人は、そもそものマナーを知らない。なんてことが多そうです。

先に書いたように、手紙と同じ事で、相手をちゃんと意識していけば、メールでのマナーも同じ事。

 

 社会人基本マナー ビジネスマナー - iタウンページからの参照

宛先(address)

アドレスのドット(.)ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となる。相手のアドレスは一字一句正確に。

件名(Subject)

メールには本文内容が分かるように適切な件名(サブジェクト)をつける。これは受信者が多くのメールから検索したり、忙しい時に後で読むべきか、今すぐ読むか区別したりするため。

本文

  1. 1.まず名乗ろう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もある。
  2. 2.手軽に書いて出せるといっても挨拶をおろそかにするべからず。ただし、一般の手紙のような、時候の挨拶などの形式的な言いまわしは必要ない。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れよう。
  3. 3.文は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がける。1行の文字数は、最大35文字程度になるように適宜改行を入れる。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにする。
  4. 4.連絡文と資料などの文書は分け、後者は添付ファイルにして送るとよい。

以上ですね。Eメールの基本で、詳しくご覧ください。

 

ワンポイントレッスン

メーラー(アプリケーション)の機能に“署名”というものがあります。予め用意しておくと、返信する際に自動的に送るメッセージの最後に記載されますので、とても便利です。

特に、ビジネス用のメールでは、この署名は重要な意味を持ちます。

相手は、返事はメールで行うとは限りません。電話をしようと思ってもメールに連絡先が記載されていないと困ってしまいます。 “署名”で、自分の名前・会社名・連絡先などを必ず記載するようにしましょう。

署名のデザインテンプレート

 

携帯電話でのメールのマナー

基本的には、パソコンからメールを送ることと同じですが、一行に表示される文字数に制限がありますので、長文になるときは、改行を入れることを心掛けると良いでしょう。

また、署名機能を使うことを忘れずにしましょう。その際に署名のデザインはこらないようにシンプルにしましょう。先にも記載したように一行に表示される文字数の制限があるため、デザインが崩れて読みにくくなることがありますので、注意が必要です。

ミニ署名

 

チャットでのマナー

チャットでのマナーはという質問も寄せられました。チャットも基本は同じです。チャットには大別して2種類あります。いろんな人が参加しているチャットでは、メールのマナーと基本的に同じです。個別のチャットも基本は同じですが、社内間などでのやりとりに使うチャットでは、簡易的に用件のみでも問題ない部署もあります。これは、業種の形態により様々でしょう。

 

相手があってのコミュニケーションになりますので、相手の方の立場を考えていくことが大切です。目的に合わせたツールとして考えていけば、どのように使えばいいのかは見えてくるものですね。

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